Was ist Kanban?

Ein minimalistisches Kanban-System

Der kaiserliche Garten Higashi-gyoen ist ein traumhafter Ort in in Tokio. Damit diese besondere Anlage in ihrer Einzigkeit erhalten bleibt, setzt man ein sehr einfaches, wirkungsvolles Kanban-System zur Begrenzung der Besucher ein: Es werden an den Eingängen Plastikkarten je Teilnehmer ausgegeben. Wenn alle Karten verteilt sind – darf kein Besucher mehr herein. Somit wird der Andrang sanft begrenzt und der Garten geschont.

Und Sie … kennen Sie vielleicht einfache Kanban-Systeme in Ihrer Umgebung?

Was bedeutet Kanban?

Kanban ist derzeit eine der gefragtesten Projektmanagement-Methoden – und bereits hier gibt es ein großes Missverständnis! Denn Kanban ist nicht einfach nur ein Projektmanagement-System oder gar nur ein schickes Kanban-Board, auf dem man seine Aufgaben mit Post-Its festhält. Kanban ist “evolutionäres Change-Management” – so beschreibt es David J. Anderson, der Kanban für die Software-Entwicklung modifiziert hat.

Die Geschichte von Kanban

Dabei ist Kanban wesentlich älter und bereits seit Jahrzehnten im Einsatz. Die Idee stammt aus Japan, genau gesagt vom Automobilkonzern Toyota: Um die Autoproduktion effizienter zu gestalten, führte man das sogenannte “Pull-Prinzip” ein. Denn Kanban heißt eigentlich übersetzt “Signalkarte”, diese “wandert” mit den entsprechenden Informationen durch das System und gibt die Impulse, wann das nächste Teil gefertigt werden soll.

Pull-Systeme

Dabei war es wichtig, dass erst ein neues Teil in den Workflow gerät, wenn das vorherige Teil fertiggestellt wurde, um die entsprechende Station nicht zu überlasten. Hat man also sein Werkstück vollendet, “zieht” man sich aus dem Ausgang der vorherigen Station ein neues, daher “Pull”-Prinzip. Statt so in den nachfolgenden Produktionsschritten immer weitere Teile in den Workflow zu drücken, bestimmte das “langsamstes” Glied in der Kette, wann es wieder weitergeht. Produziert wurde erst wieder, wenn der eigene Teile-Ausgang leer war.

Kanban in der Software-Entwicklung

Als David J. Anderson feststellte, dass es in der Software-Entwicklung immer wieder zu überlasteten Teams, unzufriedenen Kunden und vor allem zahlreichen Engpässen kam, wandte er Kanban-Prinzipien auf das Development an – mit einem durchschlagenden Erfolg. Teams wurden entlastet, die Entwicklung konnte mit deutlich weniger Fehlern in der gleichen Zeit abgeschlossen werden, was zu weitaus zufriedeneren Kunden führte. Das merkte natürlich auch das Management – und weitete Kanban auf mehr Entwickler-Teams aus

Die Kanban-Prinzipien

Ein wichtiger Bestandteil von Kanban sind die Kanban-Prinzipien. Diese helfen, Kanban besser zu verstehen und zu implementieren. Die Prinzipien sind:

1. Beginne mit dem, was du jetzt tust und dem, was du hast

Kanban möchte nicht alles komplett über den Haufen werfen oder wie Scrum direkt neue Prozesse einführen. Denn nicht immer ist das, was bereits gelebt wird, an sich “schlecht”. Daher ist es wichtig sich zunächst anzuschauen, wie die Prozesse funktionieren und wo es klemmt. Erst wenn man versteht, wie etwas funktioniert, kann man es verbessern.

2. Vereinbare evolutionäre, kleine Schritte

Kanban möchte nicht ein komplett neues System über Nacht einführen. Es geht darum, einzelne kleine Schritte zu mache, um so direkt Verbesserungen spürbar zu machen. Das Erhöht die Akzeptanz auf allen Ebenen: Die Mitarbeiter werden nicht mit einer neuen Methode überfordert, das Management muss nicht in teure Schulungen, neue Tools und Systeme investieren.

3. Fördere Führung auf allen Ebenen

Die Eigenverantwortung jedes Einzelnen ist bei Kanban gefragt. Hierarchie abbauen und Kommunikation stärken – mit Kanban werden die Entscheidungen jedes Mitarbeiters gestärkt, das Management kann sich so viel besser auf seinen wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

4. Verstehe und fokussiere deine Kunden

Erst wenn ich die Prozesse meines Kunden verstehe, kann ich mich seinen Bedürfnissen anpassen. Egal ob intern oder extern: Der Kunde ist schließlich derjenige, der am Ende die Zeche zahlt. Ist ein Prozesse für den Kunden nicht nachvollziehbar oder bietet keinen Mehrwert, dann sollte er auch in Frage gestellt werde.

5. Manage die Aufgaben, nicht Menschen

Das Kanban-Team sollte sich weites gehend autark um die anstehenden Tasks kümmern. Daher sollte man nicht den Mitarbeitern sagen, was und wann sie eine Aufgabe zu erledigen haben – das wird vom Team selbst entschieden. Wichtiger ist hingegen, den Flow zu beachten und dafür zu sorgen, dass der Backlog entsprechend der umzusetzenden Aufgaben gefüllt ist.

6. Steigere deinen und den Wert deiner Kunden

Im Fokus sollte am Ende immer der Kunde stehen. Kanban sorgt dafür, dass Prozess effizient laufen, immer mit dem Blick darauf, dass am Ende der Kunde zufrieden ist und ein Produkt erhält, das seinen Ansprüchen entspricht. Das steigert letztendlich natürlich auch das Ansehen des entsprechenden Teams.

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Quellen & Ressourcen:

• [ Buch ] David Anderson: “Kanban: Evolutionäres Change Management für IT-Organisationen”